Newsletter März 2020

Newsletter März 2020

 

Sehr geehrte Leserinnen und Leser,

haben Sie den Umzug ins Homeoffice mit einer virtuellen Eröffnungsparty begangen? Sicher nicht. Den meisten Menschen war nicht nach Feiern und die Zeit fehlte wohl allen.

Was bei uns in der Vorwoche noch als Probelauf geplant war, wurde plötzlich zum Schnellstart in Echtzeit. Bisher nur gelegentlich genutzte virtuelle Video- und Konferenztechnik musste von einem Tag auf den anderen zum Alltagswerkzeug werden. Homeoffice-Arbeitsplätze auch für die geschaffen werden, die uns üblicherweise im Backoffice den Rücken freihalten. Nicht alle Prozesse in der Wohnungswirtschaft lassen sich so Remote darstellen, wie das bei uns in der Beratung und bei Softwareprojekten zum großen Teil der Fall ist. Digitalisierung, bislang vor allem Schlüssel für Kundenfreundlichkeit und Effizienzsteigerung in der Wohnungswirtschaft, bekommt durch Corona eine neue Dimension und Geschwindigkeit. Der Verzicht auf Vor-Ort-Präsenz ist nicht »nur« Klimaschutz, sondern rettet Leben. Disruption wird zur Lebenserfahrung jedes Einzelnen. Jetzt ist nur zu hoffen, dass wir am Ende wenigstens im Hinblick auf die Digitalisierung auch etwas Positives aus dieser Krise mitnehmen können.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen nicht nur gute Anregung aus unseren Artikeln unter anderem zum Thema Datenschutz im Homeoffice (Datenschutzkonformes Homeoffice), sondern vor allem gute Gesundheit.

 
 

Ihr

Andreas Grunow
Leiter Unternehmensberatung

 
 

Gute Aussichten für die Zukunft bei der Wohnungsgenossenschaft Marzahner Tor eG!

Die BBT GmbH führte im August 2019 im Auftrag der Wohnungsgenossenschaft Marzahner Tor eG eine Mitgliederbefragung durch.

Im August des vergangenen Jahres führte die BBT eine Mitgliederbefragung für die Wohnungsgenossenschaft Marzahner Tor eG durch. Es konnten 2.090 ausgefüllte Fragebögen ausgewertet werden. 

Die hohe Rücklaufquote von 46 % stellt ein repräsentatives Befragungsergebnis dar. Die positiven Ergebnisse sind den Mitarbeitern der WG Marzahner Tor und ihren Tochterfirmen hoch anzurechnen. Aufgrund ihrer persönlichen und fachlichen Kompetenz erhielten sie durchweg sehr positive Bewertungen. Mit der Informationstätigkeit der Genossenschaft waren die Mitglieder ebenfalls äußerst zufrieden. Dies liegt an der hervorragenden Gestaltung und an der großen Reichweite der Informationskanäle. Man erreicht durch die Verwendung verschiedener Medien alle Altersgruppen der WG Marzahner Tor.

Die Ergebnisse aus der Mitgliederbefragung 2019 zeichnen ein sehr positives Bild der WG Marzahner Tor und verdeutlichen das große Vertrauen der Mitglieder in ihre Genossenschaft. Dieses Vertrauen beruht auf jahrzehntelanger Zufriedenheit mit der Wohn- und Servicequalität.

Wir bedanken uns an dieser Stelle für die Zusammenarbeit und blicken auf ein interessantes Projekt zurück. Wir wünschen der WG Marzahner Tor einen erfolgreichen Umgang mit den Befragungsergebnissen und freuen uns auf weitere gemeinsame Projekte in der Zukunft.

Ihr Ansprechpartner bei der BBT ist

Christian Freiberger
+49 30 26006-206
christian.freiberger@bbt-gmbh.net

 

WGF Finsterwalde dokumentiert mit der BBT die Geschäftsprozesse rund um avestrategy

Die Wohnungsgesellschaft der Stadt Finsterwalde mbH (WGF) zählt seit dem Jahr 2006 zum stetig wachsenden Kreis der zufriedenen avestrategy-Nutzer. 

Um avestrategy effizient für die Unternehmensplanung und das monatliche Controlling nutzen zu können, ist es empfehlenswert, die prozessualen Zuständigkeiten und Schnittstellen zwischen Fachabteilungen bzw. einzelnen Mitarbeitern bzgl. der Festlegung von Planungsebenen, Planungsprämissen, Stamm- und Bewegungsdatenimport aus dem ERP-System etc. unternehmensindividuell zu definieren. Außerdem hatten sich die Zuständigkeiten in der Anwendung der Software in der WGF geändert und das vorhandene Wissen bezüglich der Prozesse in avestrategy sollte dokumentiert werden. Daher beauftragte die WGF die BBT, neben der Durchführung einer avestrategy-Basisschulung für die neue Mitarbeiterin der WGF, ihre im Rahmen der Wirtschaftsplanung mit der Software avestrategy relevanten Teilprozesse unternehmensindividuell zu definieren und zu erläutern. Diese verbindliche Festlegung der Geschäftsprozesse ist für die involvierten Mitarbeiter*Mitarbeiterinnen eine wertvolle Hilfe, da die Wirtschaftsplanung in avestrategy nur einmal jährlich erfolgt.

Produktiver Projektablauf

Nach dem Projekt-Kick-Off erläuterten die beteiligten Mitarbeiter*Mitarbeiterinnen der WGF dem BBT-Berater in einem gemeinsamen telefonischen Workshop die Abläufe der Wirtschaftsplanung mit avestrategy. Die einzelnen Prozessschritte, Angaben zu Verantwortlichkeiten sowie Zeitplanungen wurden anschließend in Flussdiagrammen festgehalten und das Ergebnis mit den Verantwortlichen der WGF diskutiert.

Übersichtliches Ergebnis mit großem Nutzen

Die Abbildung der Wirtschaftsplanung in avestrategy beinhaltet insgesamt 17 Teilprozesse. Die Flussdiagramme bilden dabei den gesamten Prozess von der Vorbereitung über die Planung bis hin zur Plausibilisierung und Freigabe der Wirtschaftsplanung ab.

Ihr Ansprechpartner bei der BBT ist 

Sebastian Schneider
+49 30 26006-159
sebastian.schneider@bbt-gmbh.net

 

Jetzt neu: BBT Personalberatung

Nutzen Sie unser Wissen um die wohnungswirtschaftlichen Anforderungen. In Zusammenarbeit mit der Vires Conferre GmbH unterstützen wir Sie ab sofort, Vakanzen im Fach- und Führungskräftebereich schnell und erfolgreich zu besetzen.

Plötzlich kündigt ein Mitarbeiter und hinterlässt eine Lücke im Unternehmen, die zeitnah geschlossen werden muss. Sie planen eine Nachfolgebesetzung oder die Neuschaffung einer Position. In jedem Fall ist die richtige Besetzung von (Führungs-)Positionen unabdingbar für den nachhaltigen Unternehmenserfolg, aber sie ist auch ein Zeitfresser. Die Bedarfserfassung, das Verfassen und Schalten einer Anzeige, das Sichten der Bewerbungsunterlagen, das Führen von Gesprächen, all dies benötigt Zeit, und der richtige Kandidat ist vielleicht trotzdem nicht dabei.

Gut, wenn man einen Partner hat, der über eine ausgeprägte Branchenkenntnis und ein weit verzweigtes Netzwerk für ein zielsicheres Recruiting, nachhaltige Personalplanung und eine systematische Förderung von Mitarbeiter*Mitarbeiterinnen verfügt. Gemeinsam mit Vires Conferre finden wir für Sie erstklassige Kandidaten*Kandidatinnen, die perfekt zu Ihnen und Ihrer Unternehmenskultur passen. Nutzen Sie unser Wissen um die wohnungswirtschaftlichen Anforderungen. 

Sie haben einen Bedarf? Sprechen Sie uns gern unverbindlich an. Weitere Informationen finden Sie hier.

Ihr Ansprechpartner bei der BBT ist

Christian Michaelis
+49 30 26006-205
christian.michaelis@bbt-gmbh.net

Foto Christian Michaelis
 

Wohnungsgenossenschaft Marzahner Tor eG: Studie zu Neubaupotenzialen erfolgreich abgeschlossen

Immerhin 55 Grundstücke mussten begangen, Gespräche mit dem Bezirksamt geführt und ein Bewertungskonzept erarbeitet werden, um die Neubaupotenziale der Grundstücke der Wohnungsgenossenschaft Marzahner Tor eG zu bewerten und eine Prioritätenliste der bebauungsfähigen Flächen zu erstellen. Jetzt liegen die Ergebnisse vor und wurden dem Vorstand vorgestellt. 

Die Studie gliedert sich in zwei Bausteine, die Bewertung aller Grundstücksflächen bzw. aller Neubau- oder Nachverdichtungspotenziale sowie in einem zweiten Schritt die Bewertung und Vertiefung der Grundstücke mit bestehendem Neubaupotenzial.

Hierzu wurden folgende Arbeitsschritte erarbeitet:

  • Erstellung eines Bewertungskonzeptes mit dem Vorstand der WG Marzahner Tor
  • Besichtigung aller Grundstücks- und Potenzialflächen
  • Bewertung der Potenzialflächen hinsichtlich Bebaubarkeit, bau- und planungsrechtlicher Einordnung, Hemmnissen, Erschließung, Bebauungsdichte
  • Auswertung der Informationen und Bestimmung einer Prioritätenliste zu Neubau bzw. Nachverdichtung

Die Ergebnisse des ersten Bausteins liegen nun vor. Die WG Marzahner Tor wird sich in den nächsten Monaten mit den Ergebnissen auseinandersetzen und dann den zweiten Baustein angehen. 

Mit dieser Studie möchte die Genossenschaft sich auf die Marktveränderungen in Berlin einstellen und ihren Bestand zukunftsorientiert ausrichten. 

Die 1979 gegründete Wohnungsgenossenschaft Marzahner Tor eG ist mit ihren 4.515 Wohnungen und 32 Gewerbeeinheiten eine der großen Genossenschaften in Berlin. Der Wohngebäudebestand befindet sich in Berlin-Marzahn und in Blumberg (Land Brandenburg).

Ihr Ansprechpartner bei der BBT ist

Johannes Jakobsmeyer
+49 30 26006-122
johannes.jakobsmeyer@bbt-gmbh.net

Foto Johannes Jakobsmeyer
 

Sie geben den Rahmen vor

Wir würden gern mit Ihnen eine Bedarfsanalyse für Unterstützungsleistungen bei der Anwendung von avestrategy erstellen. Dabei geben Sie den Rahmen für die gewünschten Leistungen für einen festgelegten Zeitraum vor.

Wir analysieren mit Ihnen gemeinsam Ihren Bedarf an Unterstützungsleistungen bei der Anwendung von avestrategy und erarbeiten anschließend für Sie eine passende Empfehlung. In Abhängigkeit von den lizenzierten Modulen und Spezialmodulen von avestrategy, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen, sind die auswählbaren Leistungen sehr individuell.

Nachfolgend geben wir ein Beispiel für mögliche Leistungen:

  • Unterstützung beim Jahreswechsel
  • Unterstützung bei der Durchführung von Updates
  • Unterstützung bei der Unternehmensplanung
  • Unterstützung bei der Einrichtung des Modules Kosten- und Leistungsrechnung
  • Unterstützung bei der Einarbeitung der Grundbuchdaten
  • Plausibilisierung von Kontenzuordnungen
  • Schulungen für neue Mitarbeiter
  • Auffrischungsschulungen
  • Schulungen im Umgang mit neuen Modulen z. B. Wertermittlung etc.
  • Support rund um avestrategy

In einem Rahmenvertrag werden alle Leistungen, bei denen wir Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit avestrategy unterstützen können, für einen festgelegten Zeitraum aufgeführt. Das vereinbarte Budget für diese Leistungen wird aufwandsabhängig abgerechnet.

Sprechen Sie uns dazu an, wir beraten Sie gern.

Ihre Ansprechpartnerin bei der BBT ist

Larissa Hahn
+49 30 26006-142
larissa.hahn@bbt-gmbh.net

Larissa Hahn Portrait
 

Datenschutzkonformes Homeoffice

Nicht nur die Bundeskanzlerin arbeitet gerade im Homeoffice. In diesen schwierigen Zeiten gewinnt die Telearbeit/das Homeoffice auch für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber der Wohnungswirtschaft an Bedeutung. 

Doch um seiner Arbeitstätigkeit von zuhause aus nachzugehen, bedarf es verschiedener Voraussetzungen, um eine möglichst reibungslose und datenschutzkonforme Umsetzung zu gewährleisten.

Nachfolgend einige allgemeine Tipps, worauf Sie als Arbeitgeber achten müssen:

  1. Grundlage für das Arbeiten im Homeoffice ist der Abschluss einer Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag. Hierin werden allgemeine Themen u. a. zu Arbeitszeit und Arbeitsmitteln geregelt. Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Homeoffice, sind Festlegungen zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben in den eigenen vier Wänden zu treffen. (Weitere Hinweise dazu im unteren Abschnitt)
  2. Wenn möglich, sollten den Mitarbeitern*Mitarbeiterinnen betriebliche Arbeitsgeräte mit aktueller Software zur Verfügung gestellt werden, auf denen auch entsprechende Sicherheitssoftware installiert ist. Ist die Bereitstellung dienstlicher Geräte nicht möglich, ist zu gewährleisten, dass eine verschlüsselte Remote-Desktop-Verbindung von privaten Geräten auf die geschäftlichen Daten erfolgen kann.
  3. Zur Durchführung von Onlinekonferenzen gibt es verschiedene Anbieter, die Meetings mit mehreren Teilnehmern ermöglichen. Es empfiehlt sich, mit diesen Unternehmen Auftragsverarbeitungsverträge abzuschließen.
  4. Die Unternehmen sind Verantwortliche für die Einhaltung des Datenschutzes. Deshalb sind diese gemäß Art. 32 DS-GVO, Art. 24 Abs. 1 DS-GVO und Art. 5 Abs. 1 lit. f DS-GVO verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um das datenschutzkonforme Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen.

Um die Einhaltung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten im Homeoffice zu gewährleisten, sollten folgende Punkte in der Homeoffice-Vereinbarung festgeschrieben werden:

  • Anweisungen und Hinweise, wie der Zugriff auf das Betriebssystem zu erfolgen hat. Der Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk kann bspw. über ein Virtual Private Network (VPN) unter Angabe eines Passwortes erfolgen.
  • Festlegung über die strikte Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Daten.
  • Verbot der Veränderung der installierten Software sowie des Downloads verbotener Software oder Apps.
  • Regelung zur Speicherung der Daten – hierbei ist zu beachten, dass die Speicherung nicht auf der lokalen Festplatte, sondern nur im zentralen IT-System erfolgen sollte.
  • Um einen unberechtigten Zugang zu personenbezogenen Daten durch Dritte zu vermeiden, sollten bestimmte Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden (separates, abschließbares Arbeitszimmer, abschließbare Schränke für die Aufbewahrung von vertrauenswürdige Unterlagen, Clean Desk, Einschalten des Bildschirmschoners bei Verlassen des Arbeitsplatzes etc.).
  • Hinweise zum Datentransport bzw. Übermittlung von Daten.
  • Hinweise zum Ausdruck, Aufbewahrung und zur datenschutzkonformen Vernichtung von Dokumenten im Homeoffice.
  • Regelungen zur Informationspflicht sowie zur Vorgehensweise bei Datenschutzvorfällen – insofern Unterlagen zum Umgang mit Datenpannen bestehen (bspw. Handlungsanweisungen, Workflow) sollte auf diese Dokumente verwiesen werden.
  • Einräumung von Kontrollrechten des Arbeitgebers, um regelmäßig die Einhaltung der Vorgaben zu prüfen.

Die Vereinbarung zum Homeoffice sollte grundsätzlich schriftlich fixiert und von beiden Seiten unterzeichnet werden. Darüber hinaus ist durch den Arbeitgeber sicherzustellen, dass auch im Homeoffice tätige Mitarbeiter*Mitarbeiterinnen regelmäßig zum Datenschutz geschult werden.

Bitte rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben. Wir stehen Ihnen sowohl im Rahmen eines Datenschutzmandates als auch für Einzelprojekte zu datenschutzrechtlichen Spezialthemen zur Verfügung.

Ihre Ansprechpartner bei der BBT sind

Thomas Abel
+49 3026006-128
thomas.abel@bbt-gmbh.net

Dr. Claudia Wagner
+49 3026006-214
claudia.wagner@bbt-gmbh.net

Thomas Abel Porträt